No más aguja e hilo. Ahora el expediente es digital

(ADN).- El Poder Judicial dejó atrás el expediente de cocido de papel para darle paso al digital. Desde hace un tiempo, se está llevando adelante un proceso de «despapelización» como parte de un esquema de modernizar la estructura administrativa y agilizar el sistema.

“Desde los inicios de la conformación del Poder Judicial Provincial, por costumbre tomada del Fuero Federal, se incorporó la cultura del cosido de expedientes, mediante hilo y aguja. Tal práctica tiene por objeto dar seguridad y conservación a la actuación en papel. Sin embargo, en los tiempo actuales, tales resguardos son otorgados por los sistemas informáticos y el seguimiento del expediente en los sistemas de gestión judicial y por ello nada obsta que se pueda utilizar otro sistema de estructuración física del expediente, como pueden ser broches metálicos o para carpetas”, sostiene la Acordada 11/2018 del Superior Tribunal de Justicia, que dispone el fin de la era de los expedientes cosidos en la Justicia rionegrina.

Modernizar las estructuras judiciales y administrativas y adecuarlas a los nuevos modelos de gestión es uno de los objetivos trazados por el Superior Tribunal de Justicia en su Planificación Estratégica y con ese fin direcciona no sólo los recursos económicos del Poder Judicial sino también su plan de capacitación y su rediseño de la práctica cotidiana en los organismos jurisdiccionales y auxiliares.

En ese marco, la política de “despapelización” se fortaleció durante los últimos años y en 2018 se consolidó el objetivo de incorporar definitivamente el “expediente digital” en todos los Fueros, como ya ocurre en los procesos Penales y en algunos procesos del Fuero Civil. Ante ese panorama, nada más anacrónico que la perforación manual y la histórica “costura” de los expedientes de papel con enormes agujas “colchoneras” y gruesos hilos de algodón.

“Se deben ir tomando aquellas medidas que agilicen las prácticas vinculadas al modo en que se confecciona y lleva adelante el cuerpo papel de los expedientes”, definió el Superior Tribunal de Justicia en la Acordada, dictada a finales de junio.

El objetivo de la norma es simplificar el trabajo en los organismos judiciales y las áreas auxiliares pues “la tarea de descoser y volver a coser un expediente -a veces en varias oportunidades durante un mismo día- conlleva considerable tiempo”.

Por otra parte, al dictar la Acordada, los jueces del Superior Tribunal valoraron “negativamente, por cierto, que la labor de cosido (…) es llevada a cabo por agentes judiciales que, en muchos organismos jurisdiccionales y en razón del volumen de causas allí tramitadas, ocupan en tal tarea toda su jornada de trabajo, en desmedro de otras de mayor importancia para el servicio de justicia” y de su propio desarrollo profesional.

Con esas valoraciones, el STJ dispuso “suprimir la práctica del cosido con hilo y aguja para todos los expedientes judiciales y administrativos que se formen o en formación a partir del 1º de

octubre de 2018” y, en consecuencia, “tener por cumplidos los recaudos de seguridad en la conformación de los expedientes judiciales con el uso de sistemas tipo ‘Nepaco’, broches metálicos o cualquier otra modalidad de sujeción de las fojas que forman un expediente”.

Así, a partir de octubre, “ningún organismo, incluido el Archivo General, podrá exigir el cosido”, dice la Acordada.

La disposición prevé una paulatina desaparición de los expedientes cosidos iniciados en años anteriores, porque a partir de ahora “cuando sea necesario incorporar una nueva foja que haga a su desarrollo procesal, deberá eliminarse aquella forma de estructuración y ser reemplazada” por los nuevos sistemas de sujeción.